PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PERUSAHAAN RITEL

>   SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN

Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat bagi penggunanya. Sehingga Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem yang digunakan untuk memperoleh informasi guna kepentingan manajemen. 

Tujuan SIM: 

a. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.   

b. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. 

c. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

> PERANAN SIM PADA SEBUAH PERUSAHAAN

Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi . sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional,menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi.

Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya. Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.Beberapa sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi.

1. Peranan Proses Bisnis dan Operasional

Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

a. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.

b. Process Control Systems (PCS)

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.

c. Office Automation Systems (OAS)

OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik. electronic mail, teleconferencing, dan lain-lain.

2. Peranan Pengambilan Keputusan

Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu:

a. Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems ( sistem pelaporan informasi).

b. Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan).

c. Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems ( sistem informasi eksekutif)

d. Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya).

e. Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end usersditetapkan oleh end user computing systems.

f. Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan olehbusiness function information systems.

g. Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems.

Dalam dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas. Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang. cross-functional sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi.

3. Peranan Persaingan Keuntungan Strategis

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :

·         untuk Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama,

·         untuk Ancaman dari perusahaan baru,

·         untuk Ancaman dari produk pengganti,

·         untuk Kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan

·         untuk Kekuatan tawar-menawar dari pemasok.

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:

·         untuk Cost leadership. keunggulan biaya-menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.

·         untuk Product differentiation. perbedaan produk-mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

untuk Innovation-menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

Manfaat sistem informasi manajemen. SIM dapat menolong perusahaan untuk :

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis

Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar.

    

> PROFIL PERUSAHAAN PT CARREFOUR INDONESIA

Carrefour di Indonesia hadir sejak tahun 1996 dengan membuka gerai pertama di Cempaka Putih pada bulan Oktober 1998. Pada saat yang sama, Continent, sebagai perusahaan ritel Prancis, membuka gerai pertamanya di Pasar Festival. Pada tahun 1999, Carrefour dan Promodes (sebagai pemegang saham utama dari Continent) menggabungkan semua kegiatan usaha ritel di seluruh dunia dengan nama Carrefour. Hal tersebut menjadikan Carrefour sebagai ritel terbesar kedua di dunia.

Sebagai bagian dari perusahaan global, PT. Carrefour Indonesia berusaha untuk memberikan standar pelayanan kelas dunia dalam industri ritel Indonesia. Carrefour Indonesia memperkenalkan konsep hipermarket dan menyediakan alternatif belanja baru di Indonesia bagi pelanggan Carrefour Indonesia. Carrefour menawarkan konsep “One-Stop Shopping” yang menawarkan tempat pilihan dengan produk yang beragam, harga murah, dan juga memberikan pelayanan terbaik sehingga melebihi harapan pelanggan.

Saat ini, Carrefour sudah beroperasi di 83 gerai dan tersebar di 28 kota/kabupaten di  Indonesia. Sebagai salah satu pemain ritel terkemuka, Carrefour Indonesia berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan Carrefour di Indonesia.  72 juta pelanggan telah mengunjungi Carrefour di tahun 2010, naik dari 62 juta pelanggan di tahun sebelumnya. Carrefour sangat peduli terhadap kebutuhan pelanggan dengan menawarkan lebih dari 40.000 produk, sehingga pelanggan dapat memperoleh pilihan lengkap kebutuhan sehari-hari yang berkualitas baik dengan harga diskon di dalam lingkungan belanja yang nyaman. Carrefour Indonesia memiliki sekitar 28,000 karyawan langsung dan tidak langsung seperti SPGs, cleaning service, dll.

Pada saat ini, selain menyediakan berbagai macam kebutuhan bagi masyarakat di supermarketnya, Carrefour juga menyediakan media belanja online untuk pelanggan setia Carrefour.

    

> E-COMMERCE PADA PT. CAREFOUR

Pada tahun 2011, Pihak Manajemen Pemasaran Carrefour meluncurkan versi baru dari situsnya yang menampilkan katalog dan program promosi, dan kemudian menjadi salah satu pemain utama di aktivitas media sosial. Hal ini bertujuan untuk  menjembatani audiens online Carrefour dengan aktivitas utama yang dilakukan pihak manajemen pemasaran, dengan menyediakan pengalaman belanja online untuk konsumen. Jadimereka memutuskan untuk mencoba layanan e-commerce.  Situs mereka cukup sederhana, tidak mewah dan cantik tetapi situsnya bekerja dengan baik dan bisa dengan mudah dimengerti. Tentu saja situs ini akan tampak familiar bagi mereka yang memiliki pengalaman berbelanja online, meski tidak sulit bagi pemula untuk belajar bagaimana cara situs ini bekerja.

Saat ini, Carrefour hanya menyediakan cara pembayaran menggunakan kartu kredit yang adalah sangat masuk akal karena kita bisa melihat bahwa konsumen offline pembelisering mengunakan kartu kredit ketika berbelanja, terutama untuk mendapatkan diskon dan promosi. Carrefour secara pintar mengunakan perilaku ini untuk mendorong operasional sistem pembayaran dengan proses yang sederhana dan mudah. Sebenarnya, pihak manajemen berpendapat bahwa tidak melihat ada badge keamanan untuk transaksi saya, yang mungkin seharisnya menjadi prioritas untuk mendapatkan kepercayaan dari konsumen.

Carrefour juga beruntung bahwa mereka telah diasosiasikan dengan kualitas bagus dari berbagai barang dan produk yang mereka jual, ini bisa meninimalkan keraguan konsumen dan ketidakpercayaan yang biasanya ada pada diri konsumen ketika mereka menggunakan situs e-commerce lain. Dan Carrefour tahu secara pasti dimana kekuatan mereka, tetapi ini juga berarti mereka harus memelihara kepercayaan konsumen yang seringkali lebih sulit dibandingkan mendapatkan kepercayaan konsumen untuk pertama kali.

Secara singkat, situs belanja online Carrefour secara mendasar mudah digunakan dan sangat sederhana, tetapi ini baru 30% dari pekerjaan secara total. Hal yang paling sulit dari layanan e-commerce adalah permasalahan logistik, proses dimana barang sampai di rumah pembeli dengan selamat, pekerjaan masih jauh dari selesai. Ini mungkin bisa menjadi satu-satunya kekurangan dari situse-commerce Carrefour, mereka tidak melakukan pengiriman. Menurut Adrien, konsep dari belanja online dan model ambil di lokasi bekerja secara bagus di negara lain jadi mereka beranggapan ini pun akan berhasil di Indonesia juga.

Satu hal yang menjadi penting untuk diingat, jika sistem Carrefour ini bekerja (online dan offline) ini bisa mengubah acara mereka melakukan proses belanja bulanan. Dan juga mengubah perspektif orang tenang belanja online dan dapat, membantu pertumbuhan situs e-commerce dengan skala lebih kecil lainnya.

Pihak Manajemen mengatakan bahwa mereka meluncurkan konsep e-commerce ini (Click & Drive – beli online dan ambil barang di toko) di Carrefour cabang Lebak Bulus sebagai versi beta dari apa yang mereka sebut Carrefour Online. “Idenya adalah untuk menjalankan konsep ini sembari meningkatkan kualitas dari layanan di kemudian hari untuk membawa layanan baru di mana pun hal tersebut dibutuhkan.

 > KELEBIHAN DAN KEKURANGAN

     

Kelebihan:

•     Situs belanja online Carrefour lebih mudah digunakan dan sangat sederhana.
• ·  Dapat memilih barang kebutuhan yang kita inginkan secara online di website            Carrefour. Kategori yang ditawarkan dibagi menjadi beberapa bagian seperti :          minuman, pembersih, perawatan pribadi, perawatan bayi dan makanan, yang             didalamnya masih banyak kategori yang sesuai.
•     Dapat menentukan sendiri hari dan waktu pengambilan barang.
•     Langsung ambil barang tanpa perlu antri.
•     Mempersingkat waktu untuk memilih barang yang diinginkan.
•     Pembayaran dapat dilakukan via online atau atm terdekat.

Kekurangan:

· Baru beroperasi di Carrefour lebak bulus saja. Di website hanya terdapat 2 pilihan tempat Carrefour yaitu Carrefour Lebak Bulus-Jakarta Selatan dan Carrefour Sunset Road-Kuta, Bali.

· Meskipun kelebihannya 'langsung ambil barang dan tidak perlu mengantri panjang, tetapi masyarakat awam berpikir bahwa tentang click & drive yaitu barang pesanan yang dikirim kerumah. Tetapi pada kenyataannya barang pesanan diambil di Carrefour yang diinginkan. Sehingga situs e-commerce Carrefour ini tidak melakukan pengiriman.